Gisteren liep ik langs een lagere school. Het werd er net pauze en met veel lawaai stormden de kinderen het speelplein op. Veel gegil en plezier, weinig structuur, maar wel heel veel energie en daadkracht.
Dat contrast bracht in herinnering hoe vermoeiend ik school vroeger vond. Veel regels, en mijn invloed op de gang van zaken vrijwel nul. De sleutel tot succes was: aanpassen aan de opgelegde structuur en de gegeven stof reproduceren. Het leven op school was een recept met duidelijke kaders en een heldere beoordeling. Sommen hadden een antwoord en voor werkstukken had je al snel een voldoende, wanneer je maar liet zien dat je vreselijk je best had gedaan en je je braaf aan de gewenste structuur had geconformeerd.
Wat je daar onbewust van leerde, is dat structuur en je best doen blijkbaar de sleutel tot succes vormen. Zeker: je best doen helpt en werken volgens een gestructureerde aanpak is uitermate krachtig. Bovendien ontlenen we zekerheid aan structuur, en onzekerheid is over het algemeen een emotie die leidt tot improductiviteit.
Schools reageren niet gewenst
Maar is structuur nu echt de weg tot succes? Een voorbeeld uit een iets recenter verleden, toen ik nog directeur van een softwarehuis was. We hadden een cultuur gecreëerd die achteraf bezien haaks stond op de aloude schoolcultuur. Mensen waren zelf verantwoordelijk, de output van het werk stond centraal en niet de inspanning. Maar niet iedereen had meteen door wat dat betekende.
Op een dag liep ik door een kamer waar een stagiair, die een boekje zat te lezen, mij zag verschijnen. Geschrokken gooide hij snel het boek in zijn bureaulade en ging spoorslags aan het werk. Hij kreeg van mij een uitbrander dat ik zijn optreden geen stijl vond. Beschaamd zat hij over zijn werk gebogen. Een uur later vroeg ik hem of hij begreep waarom ik zo had gereageerd. Hij zei: “Natuurlijk, ik zat niet te werken!”
Ik legde hem uit, dat ik hem had aangesproken omdat hij zijn boek snel had weggestopt toen ik langs kwam! Ik vertelde hem dat iets anders doen heel goed kan leiden tot een goede inval en dat zo nu en dan afstand nemen vaak tot nieuwe inzichten leidt. Natuurlijk was hij er verantwoordelijk voor dat het werk tijdig en kwalitatief goed zou worden opgeleverd, maar het interesseerde mij echt niet hoe en wanneer hij dat deed. Schools reageren op de baas was absoluut niet nodig.
Bij een klant was een chef, die altijd beweerde dat als er gelachen werd, er niet werd gewerkt. Tegenwoordig geeft hij een cursus leidinggeven met humor.
Vasthouden aan regels en structuur is krachtig. Maar het wordt té vaak misbruikt om de verantwoordelijkheid voor de uitkomst van het gestructureerde proces te ontlopen. Bezig zijn met vorm, structuur en procedures lijken belangrijker.
Een ander voorbeeld. Tijdens het najaar stellen we het budget op voor het volgend jaar. Een nuttige exercitie waarmee we doelen stellen, de schaarse middelen optimaal inzetten en ons vastleggen op het geplande resultaat. Maar pas op! Voordat je het weet, laat je in het gebudgetteerde jaar kansen liggen, simpelweg omdat we het niet gebudgetteerd hebben. En het meest wrange ervan: aan het eind van het jaar doen we enorm ons best om nog snel het budget op te maken, omdat we anders volgend jaar minder krijgen.
Als het profiel maar klopt
Nog een voorbeeld. Een groot bedrijf wil meer kwaliteit in het management en vaardigt daarom de regel uit, dat geen managers worden aangenomen die niet passen in de daarvoor geldende en centraal opgestelde profielen. Zo kan het gebeuren, dat op een afdeling zes maanden lang geen directeur wordt aangesteld omdat er geen profiel voor de functie bestaat. En de oplossing? Het cv van een kandidaat wordt gebruikt om het profiel op te stellen, waarna de directeur uiteindelijk wordt benoemd.
De overdaad aan structuur suggereert dat we rationele wezens zijn en in elk geval tijdens ons werk logisch en volgens de regels opereren, maar het zit succes ook vaak in de weg.
Door dat speelkwartier op die school realiseer ik me, dat ik me soms nog gewoon kind voel. Dat ik beter tot mijn recht kom als ik de dingen als een spel zie en vanuit een gevoel van relatieve vrijheid bezig ben. Dat leidt in mijn werk tot plezier én resultaat. Daarbij is het onmiskenbaar belangrijk dat ik me ook verantwoordelijk voel voor het resultaat en mij ervan bewust ben dat er van mij een goede prestatie wordt verwacht.
Dus weg met structuur? Natuurlijk niet, structuur is belangrijk. Maar structuur zonder doel of duidelijke missie, wat heeft dat voor zin? En het maakt dat mensen zich onvrij voelen om hun gevoel en intuïtieve vermogens te benutten. Ze hebben immers alleen de structuur en de regels om zich op te richten, omdat het werkelijke doel niet of nauwelijks zichtbaar is. Gevolg: ze presteren weinig nuttigs. En wat mijzelf betreft? Als de focus ligt op structuur, krijgt het werk iets plichtmatigs en voel ik het plezier uit me wegvloeien.
In mijn praktijk leidt het creëren van een relatief gevoel van vrijheid, in combinatie met een sense of mission, eerder en vaker tot successen. Het is die vrijheid die de kans creëert om het juiste te kiezen en het juiste te doen. Want als dan ineens het niet gebudgetteerde, maar kansrijke onverwachte voorbijkomt, pak je dat misschien en laat je het niet om de slechts denkbare redenen onbenut.
Op dat vlak liggen volgens mij de belangrijkste aandachtspunten van modern management in onze sterk gereguleerde organisaties, waarin we ongetwijfeld serieus en vlijtig ons best doen. Net als op school, alleen dan zonder kus van de juffrouw of een tien met een griffel. Echt… het kan beter, véél beter en leuker tegelijk!
