Binnen het vernieuwingsprogramma ‘Alles Elektronisch’ was behoefte aan het verbeteren van de aansturing van de afdeling Toezicht. De vraag aan Mission Matters was om de processen van de afdeling te vernieuwen, waar mogelijk, te beschrijven en de gewenste stuurinformatie te bepalen.

Mission Matters: Een betrouwbare partner in projecten. Peter van Dongen, Plaatsvervangend Hoofd Toezicht

Onze Aanpak
In 3 plenaire sessies bespraken we de huidig situatie en de gewenste situatie : de knelpunten, de stuurinformatie en de processen.

In drie vervolgsessies werkten we gezamenlijk de gewenste processen en stuurinformatie uit. Hierbij vormden we een kerngroep van eindgebruikers, samen met een sterke ICT-vertegenwoordiging.

Vervolgens borgden we de gewenste werkprocessen in het ICT-systeem van het Agentschap Telecom.

Resultaat

Enkele resultaten van onze aanpak:

  • Borging en vereenvoudiging van administratie en registratie: Mission Matters verminderde onder andere de veelvoud aan administratieve codes, waardoor het registratie- en rapportageproces nu duurzaam is ingericht.
  • Het MT beschikte niet over de stuurinformatie over de uitvoering en voortgang van haar toezichtactiviteiten, wat ze ervoer als knelpunt. Om beter te sturen in de veranderde omgeving heeft ze deze wel nodig. Om management en medewerkers maximale controle over hun dagelijkse werkzaamheden te geven, beschreven we nieuwe werkprocessen en definieerden we gewenste stuurinformatie.
  • De toezichttaken staan nu centraal bij beleid, planning, uitvoering en rapportage en is er een werkproces en stuurrapportages die passen bij de beleids- en rapportagecyclus.
  • Door onze toezichtservaring en kennis van controle processen konden we een frisse blik op de processen bij het Agentschap Telecom werpen. Door het zo op papier te zetten dat het proces overdraagbaar werd naar IT’ers zijn de gewenste werkprocessen vastgelegd in het systeem. De processen zijn nu goed geordend.

In metaforische zin:

De kleren lagen overal in huis, maar de kast is nu opgeruimd en overzichtelijk ingedeeld.

Over Agentschap Telecom

De missie van Agentschap Telecom is het verruimen, optimaliseren en bijdragen aan het ontwikkelen van het elektronische communicatiedomein.

Agentschap Telecom waarborgt de beschikbaarheid van betrouwbare en moderne telecommunicatie, in en voor Nederland. Agentschap Telecom is zowel uitvoerder als toezichthouder van wet- en regelgeving op het gebied van telecommunicatie, maar ook bijvoorbeeld van de Wet informatieuitwisseling ondergrondse netten en van de ruimtevaartwetgeving

www.agentschaptelecom.nl

By | 2017-02-10T14:05:24+00:00 7 juni 2010|Referenties ICT en projectmanagement advies|