Naar overzicht

Agentschap Telecom: een frisse blik op de processen

Missie

Zonder betrouwbare IT- en communicatienetwerken loopt ons dagelijks leven vast en stagneert de economische groei. De aanwezigheid en betrouwbaarheid van deze netwerken zijn een levensbehoefte geworden. Apparatuur en netwerken moeten continu beschikbaar en veilig en storingsvrij gebruikt kunnen worden. Agentschap Telecom zorgt ervoor dat Nederland daar op kan vertrouwen. De Missie van Agentschap Telecom staat voor de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van IT- en communicatienetwerken, zodat Nederland veilig verbonden is.

Agentschap Telecom, onderdeel van Ministerie van EZ en klimaat, waarborgt de beschikbaarheid van betrouwbare en moderne telecommunicatie, in en voor Nederland. Agentschap Telecom is zowel uitvoerder als toezichthouder van wet- en regelgeving op het gebied van telecommunicatie, maar ook bijvoorbeeld van de Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten en van de ruimtevaartwetgeving. Meer informatie op www.agentschaptelecom.nl

Aanpak

Project Toezicht in Control

De toegevoegde waarde van de afdeling toezicht was lastig aan te tonen. Het bestaansrecht voor deze afdeling kwam in gevaar. De beschreven processen bleken namelijk niet in lijn te zijn met de praktijk. Het management kon daardoor slecht sturen op de kerntaak, wat het doel werd van het project Toezicht in Control.

Na individuele interviews en een eerste diagnose, bespreken we in 3 plenaire sessies met Agentschap Telecom de huidige situatie en de gewenste situatie, de knelpunten, de stuurinformatie en de processen. In drie vervolgsessies werken we gezamenlijk de gewenste processen en stuurinformatie uit. Hierbij vormen we een kerngroep van eindgebruikers, samen met een sterke ICT-vertegenwoordiging. Vervolgens borgen we de gewenste werkprocessen in het ICT-systeem van het Agentschap Telecom.

“Binnen het vernieuwingsprogramma ‘Alles Elektronisch’ is behoefte aan verbetering van de aansturing van de afdeling Toezicht. De vraag aan Mission Matters om de processen van de afdeling te vernieuwen, waar mogelijk te beschrijven en de gewenste stuurinformatie te bepalen, is prima gelukt. Mission Matters is een betrouwbare partner in projecten.”Peter van Dongen, Plaatsvervangend Hoofd Toezicht

Opdrachtgever
Agentschap Telecom – Marita Schreur, directeur
Diensten
Operational excellence
Periode
2010

resultaat

Onze aanpak leidde tot de volgende resultaten:

• Borging en vereenvoudiging van administratie en registratie: Mission Matters vermindert onder andere de veelvoud aan administratieve codes, waardoor het registratie- en rapportageproces nu duurzaam is ingericht.

• Het MT beschikte niet over de stuurinformatie over de uitvoering en voortgang van haar toezichtactiviteiten, wat ze ervoer als knelpunt. Om beter te sturen in de veranderde omgeving was dit wel nodig. Om management en medewerkers maximale controle over hun dagelijkse werkzaamheden te geven, beschrijven we nieuwe werkprocessen en definieerden we gewenste stuurinformatie.
• De toezichttaken staan nu centraal bij beleid, planning, uitvoering en rapportage en er is een werkproces en stuurrapportages die passen bij de beleids- en rapportagecyclus.

• Door onze toezicht-ervaring en kennis van controle processen kunnen we een frisse blik op de processen bij het Agentschap Telecom werpen. Het proces is overdraagbaar naar IT’ers en de gewenste werkprocessen zijn vastgelegd in het systeem. De processen zijn nu goed geordend.
In metaforische zin: De kleren lagen overal in huis en de kast is nu opgeruimd en overzichtelijk ingedeeld.